So bringst du Ordnung in deine E-Mails – 3 einfache Tipps für weniger Chaos

Kennst du das? Dein E-Mail-Postfach quillt über, und wenn du eine bestimmte Nachricht suchst, verbringst du Minuten oder sogar Stunden mit Scrollen? Vielleicht wolltest du das genaue Datum eines Anlasses nachschauen, eine Rechnung finden oder ein Rezept nachschlagen – aber zwischen hunderten Newslettern, Werbeangeboten und alten Mails verlierst du den Überblick.

Die E-Mail-Flut kann überwältigend sein, doch mit ein paar cleveren Tricks bekommst du dein Postfach in den Griff. In diesem Artikel zeige ich dir drei einfache und wirkungsvolle Strategien, um deine E-Mails schneller zu finden, dein Postfach aufzuräumen und die Anzahl unnötiger Nachrichten zu reduzieren.

1. Wichtige E-Mails blitzschnell finden – statt endlos zu scrollen

Das grösste Problem im Posteingang ist oft nicht die Menge an E-Mails, sondern die Schwierigkeit, eine bestimmte Nachricht wiederzufinden.

Viele Menschen scrollen mühsam durch ihre Nachrichten – dabei gibt es eine viel schnellere Lösung: Die Suchfunktion deines E-Mail-Programms am Handy

So nutzt du die Suchfunktion optimal:

• Öffne dein E-Mail-Programm auf dem Handy oder Computer
• Wische auf dem Handy nach unten oder klicke in das Suchfeld oben.

Gib gezielt Suchbegriffe ein, zum Beispiel:
Absender: „Migros“, „Swisscom“, „Heiri“
Betreff oder Stichwort: „Rechnung“, „Buchung“, „Sure Mocke Rezept“
Datum: „Januar 2024“, „letzter Monat“

Beispiel:
Heiri hat dir vor einiger Zeit ein Rezept für Sure Mocke geschickt. Du möchtest es endlich ausprobieren, findest die E-Mail aber nicht mehr.

Falscher Weg: Du scrollst durch hunderte E-Mails und verlierst Zeit

Besser: Du gibst einfach „Sure Mocke“ ins Suchfeld ein – und schon hast du die E-Mail innerhalb weniger Sekunden!

Wie das am Handy geht zeigen wir dir hier im Video:

 
2. So reduzierst du die E-Mail-Flut

Kennst du das Gefühl, dass dein Postfach immer voller wird, obwohl du gar nicht so viele Nachrichten verschickst? Der Hauptgrund dafür sind Newsletter, Werbemails und automatische Benachrichtigungen, die sich über die Jahre angesammelt haben.

Hier eine einfache Strategie, um dein Postfach von unnötigen E-Mails zu befreien:

Schritt 1: Newsletter aufräumen

Scrolle durch deine letzten 50-100 E-Mails und frage dich: Lese ich diesen Newsletter wirklich noch?
Falls nicht, öffne die Mail und scrolle nach unten – dort findest du fast immer einen „Abmelden“-, „Unsubscribe“- oder „Abbestellen“-Link.
Klicke darauf – und schon bekommst du diese Mails nicht mehr!

Beispiel:
Du hast vor Jahren einen Newsletter für „Spezielle Reiseangebote“ abonniert, aber öffnest ihn nie? Weg damit!

Schritt 2: Unnötige Benachrichtigungen deaktivieren

Oft bekommst du Mails von Social-Media-Plattformen oder Online-Shops, die du gar nicht brauchst.

In Facebook, Instagram & Co. kannst du in den Einstellungen festlegen, dass du weniger oder gar keine E-Mail-Benachrichtigungen mehr erhalten möchtest.
Bei Online-Shops kannst du „keine Werbe-E-Mails mehr erhalten“ aktivieren, wenn du dich einloggst.

Beispiel:
Hast du dich bei Zalando angemeldet und bekommst nun ständig Werbung für Schuhe, die dich nicht interessieren? Logge dich ein, gehe zu den E-Mail-Einstellungen und deaktiviere Werbemails.

3. Die beste Strategie: Zwei E-Mail-Adressen für mehr Ordnung

Der beste Trick, um dein Postfach dauerhaft übersichtlich zu halten, ist eine klare Trennung zwischen wichtigen und unwichtigen E-Mails.

Lösung: Nutze zwei verschiedene E-Mail-Adressen.

So funktioniert’s:
Hauptadresse: Nur für wirklich wichtige Kontakte wie Familie, Freunde, Banken und Behörden.
Zweitadresse: Für Newsletter, Online-Shopping, Gewinnspiele und andere weniger wichtige Dinge.

Beispiel:

Deine Hauptadresse ist „[email protected]“ – nur für private und geschäftliche Kontakte.
Deine Zweitadresse ist „[email protected]“ – für Bestellungen, Newsletter und Werbeaktionen.
Zusätzlicher Vorteil:
Falls du plötzlich viele Spam-Mails bekommst, kannst du deine Zweitadresse einfach ändern, ohne dass deine wichtigen Kontakte betroffen sind.

Wie erstelle ich eine zweite E-Mail-Adresse?

Falls du nicht weisst, wie das geht, findest du hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung einer zweiten E-Mail-Adresse.

Fazit: Mehr Ordnung, weniger Stress

Mit diesen drei einfachen Methoden wird dein Postfach endlich wieder übersichtlich:

• Die Suchfunktion nutzen, um E-Mails in Sekunden zu finden.
• Newsletter & Benachrichtigungen abbestellen, um die tägliche Mail-Flut zu reduzieren.
• Zwei E-Mail-Adressen verwenden, um wichtige und unwichtige Nachrichten zu trennen.

Wenn du diese Tipps umsetzt, wirst du nie wieder stundenlang nach einer wichtigen E-Mail suchen müssen – und dein Postfach bleibt angenehm übersichtlich.